CASO FREEWAY FORD

En el caso que estamos resolviendo el sistema esta provisto de los tres elementos de control objetivos, mecanismos de control y ciclo de retroalimentación por tanto es un sistema de ciclo abierto.
A continuación describiremos cada uno de los elementos de este sistema dentro de la compañía Freeway Ford si se utiliza el sistema el paquete de software SMART (Sales Management for Automobile Retail Trade).

OBJETIVO: El objetivo es la automatización de todos los procesos de la compañía en cuanto a la administración eficiente del inventario.

MECANISMO DE CONTROL: El mecanismo de control en este caso es paquete de software SMART (Sales Management for Automobile Retail Trade) quien vigilara y se encarga del todos los procesos que permitirá dar un mejor servicio a aus clientes.

ENTRADAS: Los registros ingresados por medio de sistemas de información (computadoras) la compañía, se actualizan de manera inmediata desde una terminal con teclado tan pronto como llega un embarque de automóviles nuevos, es decir inmediatamente llega la mercancía los registros en inventario o bodega se actualizan para saber que hay existencia de automóviles, entonces para una venta el vendedor contara con el dato especifico de que si hay o no hay el automóvil que va a vender. Todo esto gracias a que los registros siempre exactamente lo que hay en el lote, los cuales son actualizados, generados y registrados por SMART. Así como también los registros como son:
• Requisición
• Orden de compra
• Cotización
• Factura de compra

CICLO DE RETROALIMENTACION: En este ciclo de retroalimentación hay un proceso de comunicación entre la bodega o inventario y el departamento de compras debido a que la bodega o inventario debe reportar cuantos fueron los automóviles que llegaron en el embarque para tener la información correcta para futuras compras, todo esto se realiza por medio del software SMART, es decir que se realiza una actualización de los datos del inventario. Además hay otra retroalimentación que es la que hay entre el departamento de compras y ventas debido a que compras debe saber cuantos automóviles hay en la bodega y a su ves comunicarle gracias a los archivos disponibles por el software SMART cuantos y cuales autos están disponibles en la bodega o inventario, para que el vendedor pueda ofrecerlos y venderlos, en este proceso también se genera la actualización de datos del inventario.

TRANSFORMACION: La transformación es uno de los procesos soportados por el software SMART, el cual ayuda al vendedor y al comprador. Una serie de elementos y procesos, estarán a disposición para la coordinación y la realización de las ventas y compras en su compañía.

SALIDAS: La salida en este sistema, SMART permitirá a sus empleados tomar decisiones correctas en todas las etapas y en todo momento, lo que ayudara a conseguir los objetivos de su compañía. Todos los registros resultantes de la venta como salida pueden se:
• La factura de venta
• Informe de venta
• Informe de inventario
• Requisición de venta (pedido)
• Orden de salida del concesionario

Además existen elementos y procesos dedicados a la seguridad de sus datos ingresados por medio de los elementos de entrada. Esto garantizara la trazabilidad de los movimientos tales como ventas, compras, pagos, etc.